Россия - Электронный документооборот в трудовых отношениях

Зураб Церетели

zurab.tsereteli@rsp-i.com


Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.


Электронный документооборот не применяется в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.


Электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством Цифровой платформы "Работа в России" и (или) информационной системы работодателя.


Работодатель вправе ввести электронный документооборот на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. При этом на работодателя возлагаются расходы на создание и эксплуатацию информационной системы, создание, использование и хранение электронных документов, а также на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование.


По общему правилу переход на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота осуществляется с письменного согласия работника (согласие не требуется от лиц, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж). Отсутствие согласия признается отказом работника. При этом за работником сохраняется право дать согласие в последующем. Работодатель уведомляет каждого работника о переходе на взаимодействие посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на это.


Работодатель обязан проинформировать лицо, принимаемое на работу, об осуществлении электронного документооборота. Отсутствие согласия работника или лица, принимаемого на работу, на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота либо отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения.


Работодатель обязан безвозмездно предоставлять работникам, которые не дали согласия на взаимодействие посредством электронного документооборота, заверенные документы, связанные с их работой, на бумажном носителе.


Вводятся правила взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота. В частности, определено, какие виды электронных подписей могут использоваться.


Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России".


Работодатель вправе принять решение о распространении правил электронного документооборота на взаимодействие с дистанционными работниками.


Новые положения применяются к правам и обязанностям работодателей, участвовавших в эксперименте по использованию электронных документов, связанных с работой, и их работников, которые возникли начиная с 16 ноября 2021 года. При этом работодатели - участники указанного эксперимента, принявшие решение о продолжении осуществления электронного документооборота после окончания эксперимента, обязаны провести мероприятия, направленные на введение электронного документооборота до 1 июля 2022 года.


Федеральный закон вступает в силу 22.11.2021 г., за исключением отдельных норм, которые начнут действовать с 1 марта 2023 г.


#Russia #Legal

43 просмотра